Всё уже организовано — забираем координацию дня мероприятия.
Организация и координация · Новосибирск
Организация мероприятий, в которых вам остаётся главное — быть частью своего праздника
Организуем мероприятие с нуля, подключимся к подготовке или возьмём на себя только день события. Площадка, команда, бюджет, сроки, тайминг и десятки деталей собираются в один понятный процесс.
GDEKTO · организация и координация мероприятий · Новосибирск
Услуги
От одного дня до полной организации
Основа готова, но финальный этап перегружен задачами — подключаемся за 14 дней.
Есть идея, дата или только желание устроить праздник — организуем всё под ключ.
- На старте определяем, что уже сделано, что остаётся на вас и что забирает GDEKTO.
- Не навязываем полный цикл, если он вам не нужен.
- Подключаемся к подрядчикам и площадке в рамках выбранного формата.
- Собираем подготовку в понятный рабочий план.
- Фиксируем сроки, договорённости, логистику и точки контроля.
- В день события на площадке работают два координатора GDEKTO.
Формат работы можно выбрать под реальный этап подготовки, а не под шаблонный сценарий.
Нас двое
Две разные сильные стороны.
Одна команда на всём проекте.
Мы не дублируем друг друга во всём. У каждой своя сильная сторона и опыт, поэтому внутри проекта заранее делим зоны ответственности и ведём подготовку как единый процесс.
Кристина
Люди · площадка · коммуникация · визуал
- Опыт работы event-менеджером и банкетным менеджером со стороны площадки.
- Понимает внутреннюю кухню ресторанов и банкетных площадок: подготовку зала, работу официантов, подачу блюд, взаимодействие служб и типичные проблемные точки.
- Сильные стороны: коммуникация, работа с заказчиком, взаимодействие с площадкой и подрядчиками, гости, визуальная часть, партнёрства и быстрое решение вопросов через людей.
Ангелина
Система · планирование · бюджет · контроль
- Опыт организации и координации частных мероприятий, конференций, бизнес-тренингов, мастермайндов и других событий.
- Опыт работы с мероприятиями примерно от 100 до 230 участников.
- Занималась коммуникацией с клиентами, поиском площадок, таймингами, выбором меню, координацией гостей, организацией процессов и решением форс-мажоров.
- Сильная сторона — аналитика и систематизация: бюджет, таблицы, чек-листы, тайминги, списки, распределение ответственности, контроль дедлайнов. Создаёт систему, в которой подготовка не держится только «в голове».
Опыт
Мы смотрим на мероприятие с двух сторон
Кристина — коммуникация и площадка
- Работа с клиентом
- Коммуникация с площадкой и подрядчиками
- Визуальная часть и референсы
- Понимание внутренних процессов площадки
- Работа с гостями и участниками
- Оперативные решения через коммуникацию
Ангелина — система и организация
- Планирование проекта
- Бюджет, таблицы и контроль сроков
- Сбор подготовки в единую систему
- Тайминг и логистика
- Распределение ответственности
- Контроль критических точек и план Б
Кристина держит коммуникацию, людей и визуальную часть. Ангелина — структуру, сроки и процессы. Вместе мы собираем мероприятие целиком.
Организация
Что входит в организацию мероприятия
- Начинаем с задачи. Разбираемся, какой праздник вы хотите, что для вас важно, какой бюджет и какие ограничения нужно учитывать.
- Собираем план подготовки. Разбиваем путь до мероприятия на этапы, задачи, сроки и точки согласования.
- Работаем с бюджетом. Помогаем сформировать бюджет, собираем предложения, сравниваем варианты и следим за общей картиной расходов.
- Ищем площадку и подрядчиков. Подбираем подходящие варианты, запрашиваем условия, сравниваем предложения и организуем встречи.
- Собираем концепцию. Прорабатываем общее направление, оформление и ключевые зоны мероприятия.
- Ведём коммуникацию. Связываем площадку и подрядчиков в одну команду, фиксируем договорённости и контролируем сроки.
- Собираем тайминг и логистику. К дню мероприятия у каждого участника команды есть понятный рабочий план.
В день мероприятия
В день события два координатора GDEKTO берут площадку на себя
Площадка
готовность зала · монтаж · мебель · сервировка · технические зоны · готовность к приходу гостей
Подрядчики
встреча · контроль приезда · доступ на площадку · синхронизация · контроль организационного тайминга
Ресторан
взаимодействие с площадкой · своевременность подачи · работа официантов · оперативное решение возникающих вопросов
Тайминг
контроль ключевых точек · корректировка при задержках · синхронизация подрядчиков · перестройка плана при необходимости
Гости
навигация · организационные вопросы · помощь · координация ключевых участников
Вдвоём
Одна из нас может быть рядом с клиентом и следить за происходящим, пока вторая встречает подрядчиков, контролирует следующие этапы и решает вопросы за кулисами.
Пакеты и стоимость
Три формата работы GDEKTO
Два координатора входят в каждый пакет.
Координация
30 000 ₽
за мероприятие
Всё уже организовали? Теперь можно выдохнуть и праздновать.
- 2 координатора
- до 10 часов работы
- контроль тайминга и площадки
Подробнее
За несколько дней до события забираем у вас всю информацию, связываемся с командой и собираем рабочий план. В день мероприятия два координатора GDEKTO берут площадку на себя.
Входит:
- 2 координатора
- до 10 часов работы
- финальная связь со всеми подрядчиками
- проверка и корректировка тайминга
- контроль готовности площадки и монтажа
- встреча подрядчиков и доставок
- контроль программы и ключевых моментов
- помощь вам и гостям
- решение организационных вопросов на месте
Вам остаётся прийти на свой праздник и быть его частью, а не человеком с телефоном в руках.
Подготовка + координация
60 000 ₽
за мероприятие
Подключаемся за 2–4 недели до события: разбираем сделанное, собираем подрядчиков в один рабочий план.
- аудит всей подготовки
- 2 координатора в день события
- до 12 часов работы
Подробнее
Разбираем всё, что уже сделано, находим оставшиеся задачи, проверяем договорённости и собираем подрядчиков в один рабочий план.
Входит:
- аудит всей подготовки
- план оставшихся задач
- 1 выезд на площадку
- помощь с подбором до 2 недостающих подрядчиков
- подключение к коммуникации по ключевым вопросам
- проверка договорённостей
- финальная коммуникация со всей командой
- сбор тайминга и логистики
- 2 координатора в день события
- до 12 часов работы
- полная координация мероприятия
Подойдёт, если основа уже есть, но финальный этап хочется передать тем, кто знает, что проверить, кого предупредить и о чём обычно вспоминают слишком поздно.
Организация под ключ
110 000 ₽*
110 000 ₽ — для мероприятий с бюджетом до 1 200 000 ₽.
При бюджете выше — 10% от бюджета мероприятия.
Вы рассказываете, что хотите получить, какой у вас бюджет и что вам нравится. Дальше организацией занимается GDEKTO.
- концепция, бюджет, площадка и подрядчики
- 2 координатора в день мероприятия
- до 14 часов работы
Подробнее
Входит:
- разработка концепции
- планирование подготовки
- помощь с формированием бюджета
- подбор площадки
- подбор всех необходимых подрядчиков
- сбор и сравнение предложений
- коммуникация с командой
- организация встреч и выездов
- контроль договорённостей и сроков
- проработка оформления и зон
- тайминг и логистика
- ведение подготовки до самого события
- 2 координатора в день мероприятия
- до 14 часов работы
- полная координация от монтажа до завершения
Вы выбираете. Мы ищем, договариваемся, собираем, контролируем и организуем.
* Для мероприятий с бюджетом до 1 200 000 ₽. Далее стоимость организации — 10% от бюджета мероприятия.
Как мы работаем
Пять шагов от первого разговора до дня события
-
01
Знакомимся
Вы рассказываете о мероприятии: формат, дата, количество гостей, бюджет, что уже сделано и какой результат хотите получить.
-
02
Выбираем формат работы
Координация, подключение за 2–4 недели или организация под ключ. Фиксируем объём работ и условия в договоре.
-
03
Собираем план
В зависимости от пакета разбираем подготовку, бюджет, площадку, подрядчиков, концепцию, сроки, тайминг и логистику.
-
04
Ведём подготовку
Держим коммуникацию, договорённости и следующие шаги в одном процессе. К вам возвращаемся там, где действительно нужно ваше решение.
-
05
Проводим мероприятие
В день события два координатора GDEKTO работают на площадке от монтажа и встречи команды до завершения согласованного времени работы.
Закулисье
Больше о нашей работе, подготовке и закулисье в Instagram
Частые вопросы
Что обычно спрашивают
За сколько нужно начинать организацию мероприятия?
Чем раньше, тем больше выбор площадок и подрядчиков. Для организации под ключ лучше подключать нас на старте — когда есть дата, примерный бюджет и понимание формата, но ещё ничего не забронировано.
Если часть подготовки уже позади — тоже нормально. Посмотрим, что сделано, и подключимся с того этапа, на котором вы сейчас.
Можно обратиться, если часть мероприятия уже организована?
Конечно. Если площадка уже выбрана, часть подрядчиков найдена и какие-то вопросы закрыты — подключимся с того этапа, на котором вы сейчас.
Посмотрим, что уже сделано, что осталось и какой формат работы будет оптимальным.
Какие мероприятия вы организуете?
Свадьбы, дни рождения, юбилеи, корпоративы, конференции и другие частные и деловые события.
Масштаб и сценарий могут быть разными — принцип нашей работы один: собрать все части мероприятия в единый процесс и довести его от идеи до самого события.
На каждом мероприятии работают два координатора?
Да. Два координатора входят во все наши пакеты.
Мы специально работаем вдвоём: пока одна находится рядом с вами и контролирует то, что происходит сейчас, вторая работает за кулисами — встречает подрядчиков, проверяет готовность следующих этапов и занимается текущими вопросами.
Чем организация под ключ отличается от подготовки + координации?
«Подготовка + координация» подходит, когда основную часть мероприятия вы уже организовали сами. Мы подключаемся, проводим аудит подготовки, закрываем оставшиеся вопросы и полностью берём на себя день события.
«Организация под ключ» начинается гораздо раньше. Мы вместе проходим весь путь: от концепции, бюджета и поиска площадки до подрядчиков, оформления, логистики и самого мероприятия.
Проще говоря: в первом случае мы подхватываем уже собранное, во втором — собираем всё с самого начала.
Что происходит, если мероприятие затягивается?
В каждом пакете предусмотрено своё время работы команды: до 10, 12 или 14 часов.
Если программа предполагает более долгую работу, дополнительные часы можно заложить заранее. Если мероприятие задерживается уже в процессе — согласуем продление на месте.
Вы сами подбираете площадку и подрядчиков?
При организации под ключ — да.
Ищем варианты под ваш формат, бюджет и пожелания, собираем предложения, сравниваем условия и помогаем выбрать. При этом финальное решение всегда остаётся за вами.
Можно ли перейти на другой пакет в процессе подготовки?
Да. Например, вы начали с самостоятельной подготовки, а в процессе поняли, что хотите передать нам больше задач.
Обсудим, что уже сделано и какой объём работы добавляется, после чего пересчитаем стоимость и зафиксируем новый формат работы.
Как вы работаете с бюджетом мероприятия?
При организации под ключ сначала определяем общий бюджет и основные статьи расходов. Дальше ориентируемся на него при поиске площадки и подрядчиков, собираем предложения и следим за общей суммой по мере подготовки.
Все расходы согласовываем с вами заранее. Поэтому бюджет остаётся понятным на протяжении всей подготовки.
Заключаете ли вы договор?
Да. До начала работы фиксируем в договоре выбранный пакет, стоимость, объём услуг и основные условия.
Следующий шаг
Расскажите, какое мероприятие хотите сделать
Напишите дату, формат, примерное количество гостей, бюджет и что уже успели организовать. Мы разберём задачу и предложим подходящий формат работы.
Нажимая на кнопки связи, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.